Ürituse peamine eesmärk on anda osalejatele teavet või saada osalejatelt teatud kogemusi. Ideaalne sündmus on nagu kellavärk - kõik kulgeb ranges järjekorras, korraldajate tegevus on kooskõlastatud ega lähe omavahel häälestuma. See on planeerimise ja ettevalmistamise tulemus, mis võtab tavaliselt mitu kuud.
See on vajalik
- - vähemalt viie töötajaga personal
- - ürituse eelarve
Juhised
Samm 1
Kõigepealt määrake sündmuse eesmärk ja teema. Selle põhjal ehitatakse välja kogu ürituse edasine skeem. Ürituse eesmärk määrab turunduskäsitluse ja sihtrühma, kellele üritus on pühendatud.
2. samm
Otsustage ürituse toimumiskoht. Koht peaks sõltuma nii ürituse eesmärgist ja osalejate arvust kui ka ürituse eeldatavast stsenaariumist. Oluline on hoolitseda külaliste teenuse eest. Mõelge mitmele võimalusele ja valige optimaalseim hinna ja kvaliteedi suhe.
3. samm
Reklaamige üritust aktiivselt. Reklaamikampaania peaks algama poolteist kuud enne ürituse algust ja lõppema üks kuu enne. Paralleelselt sellega on külaliste üritusele kutsumise "külmkõnede" protseduur mõistlik. Kõik osalejate nimekirjade moodustamise toimingud peavad olema sooritatud maksimaalselt üks nädal enne üritust.
4. samm
Kasutage sponsorite või väärikate abi. See mitte ainult ei tugevda teie ärisidemeid, vaid annab ka teie sündmusele teatud staatuse. Andke neile isikutele aeg rääkida, eelistatavalt sündmuse alguses.
5. samm
Jagage ülesanded tegevuse koordineerimisega seotud töötajate vahel. Igaüks peaks selgelt teadma oma vastutusringi ja sündmusi, mida ta peaks kontrollima. Valgeid laike ei tohiks olla, kõigil peaksid olema oma juhised trükitud kujul ja neid peast teadma.
6. samm
Päev enne seminari on vajalik personali ümberõpetamine, kes üritusel kooskõlastamistoiminguid teeb. Ürituse päeval peavad kõik koordinaatorid ilmuma vähemalt tund enne ürituse algust.
