Dokumentide klammerdamine on kontorikeskkonnas levinud protseduur. Hoolimata asjaolust, et see tundub lihtne, on olemas spetsiaalsed eeskirjad, mis määravad kindlaks dokumentide õmblemise ja nende täitmise reeglid. Ja need reeglid peaksid olema teada, et pakkumisele või arhiivi saadetud dokumente ei tagastataks edasiseks töötlemiseks ja muutmiseks.
Juhised
Samm 1
Dokumentide ohutuse tagamiseks pärast vilkumist ja nende õiges järjekorras hoidmiseks tuleb kõik lehed, välja arvatud inventuur, nummerdada. Dokumendid esitatakse kronoloogilises või tähestikulises järjekorras. Pesastatud lehtedega ümbrikud nummerdatakse enne pesastatud lehti. Tühjad lehed jäetakse juhtumist välja ja hävitatakse ilma nummerdamata.
2. samm
Numbrite korpuse lehed ülevalt alla lihtsa pliiatsiga, jättes numbrid iga lehe paremasse ülanurka, ilma et see teksti mõjutaks. Numbrite fotod ja graafika tagumisel ülanurgas.
3. samm
Kui dokumendid sisaldavad mitmest lehest liimitud kaarti, nummerdage need üheks leheks, märkides liimimisel olevate lehtede arvu. Numeratsiooni lõppedes kirjutage eraldi lehele kinnituskiri. Märkige selles üksikute dokumentide lehtede arv ja omadused, samuti nende füüsiline seisund.
4. samm
Lisaks tuleb esitatud dokumentide komplekti kohta koostada inventuur. Ärge nummerdage inventuuri lehti. Inventarisse kirjutage dokumendi nimi, sisestage inventuuri kuupäev, märkus, mis määrab dokumendikomplekti eesmärgi, ja loetlege ka kõik dokumendid, võttes arvesse lehtede arvu. Inventuuri lõppedes sisestage koostaja nimi, perekonnanimi ja isanimi.
5. samm
Iga juhtumi katte suurus peaks olema 229x324 mm. Enne õmblemist kleepige korpuse esimesele ja viimasele lehele õhukesest papist ribad. Nendest ribadest juhitakse nöör. Korpuse lõpuleviimiseks kasutage silikaatliimi.
6. samm
Veeriste vasakule servale, ilma tekstivälja puutumata, tehke kolm auku või auku sümmeetriliselt kogu lehe kõrgusele, 3 cm kaugusele üksteisest. Õmblemiseks kasutage õmblusniiti või panganööri ja õmblusnõela.
7. samm
Õmble dokument kaks korda, et tagada komplekti tugevus. Tõmmake lõnga otsad viimase lehe tagaküljel olevast keskmisest august ja siduge need sõlme. Kleepige kinnituskirjaga korpusele kleebis, pitseerige see ja sulgege komplekt.
8. samm
Jätke niitide otsad vabaks. Sertifitseerimismärgil peab olema juhi selge ja loetav allkiri ning organisatsiooni pitser.
