Ehkki kaasaegsed tehnoloogiad on eraelu praktiliselt epistolaaržanri tühjaks teinud ja oleme praktiliselt lõpetanud sõpradele, tuttavatele ja sugulastele kirjade kirjutamise, on ärikirjavahetus endiselt asjakohane. Seda seetõttu, et ärikiri on juriidiline dokument, nagu ka muud korralikult täidetud ja allkirjastatud lepingud. Seetõttu peab igaüks, kes osana oma ametikohustustest töötab kirjavahetusega, õppima kirjade kirjutamist.
Juhised
Samm 1
Kui oleme kokku leppinud, et ärikiri on dokument, siis peab selle kujundus vastama kõigile dokumentidele kehtestatud standarditele ja nõuetele. See on kirjutatud organisatsiooni kirjaplangile, standardsele A4-vormingus kirjutuspaberile. Traditsiooniliselt on font suurus Times New Roman või Arial suurusega 12. Vasakpoolne varu on 3 cm, paremal - 1,5 cm.
2. samm
Vorm peab sisaldama kogu vajalikku teavet organisatsiooni kohta, mida esindate: nimi, juriidiline aadress, pangaandmed ja kontaktfaksid, telefonid, e-posti aadress.
3. samm
Vasakul märkige kirja teema, proovige mahutada ühte lühikesse fraasi. Paremal kirjutage, kellele kiri on mõeldud - adressaadi nimi, initsiaalid, tema ametikoht, organisatsiooni nimi ja aadress. Alustage kõik ärikirjad aadressiga "Kallis …", kirjutage kindlasti adressaadi nimi ja isanimi.
4. samm
Enne kirja kirjutamise alustamist keskenduge ja kaaluge, millist mõtet, ettepanekut või teavet soovite oma vastajale edastada. Peate mõistma, et pikki, segaseid ja sidusaid kirju ei taha keegi lugeda.
5. samm
Et pärast esimesi lauseid ei saadetaks teie kirja prügikasti ega lahkuks tellimusest loobumisel, esitage oma tekst loogilises järjestuses, nii et iga järgmine lause on eelmise jätk ja täidetud uue tähendusega. Sellist kirja loetakse huviga. Lisaks proovige hoida 1 lehes. See näitab teie võimet oma mõtteid lühidalt ja selgelt väljendada, mis meelitab adressaati kohe teie juurde.
6. samm
Pange kirja tekstis esimene lõik teema, ülesande lühikesele kajastamisele ja põhjendage, miks selle lahendus on vajalik. Seejärel avaldage oma mõtted selles küsimuses, andke ettepanekuid või lihtsalt vajalikku teavet. Kokkuvõtteks tehke järeldused ja kirjeldage oma ettepaneku vastuvõtmise eeliseid või analüüsige lühidalt eespool esitatud teavet.
7. samm
Allkirjastage kiri, andke allkirja ärakiri, mis näitab positsiooni ja kontakttelefoni numbrit.
